Tot el que passa a l’empresa té una traducció econòmica. Portar un control econòmic del negoci permet respondre a preguntes com “el meu negoci és rendible?”, “quant haig de vendre per cobrir totes les despeses?” o bé “els preus que aplico als meus productes i serveis, són els adequats?”. Permet també saber com està el negoci en tot moment, anticipar problemàtiques i posar-hi solucions adequades. En definitiva, el seguiment econòmic de l’empresa permet prendre millors decisions, basades en dades i no només en la intuïció.

Per tal que aquest seguiment econòmic sigui útil, cal que reflecteixi la situació econòmica del negoci, fet que no sempre es produeix. Són diversos els errors que es produeixen per part de les persones autònomes que fan un seguiment econòmic del negoci.

El primer error es produeix per la falta de coneixement sobre com portar els comptes  i també per una certa aversió als números. La conseqüència és que aquesta tasca o bé no es faci, o bé es faci de forma ocasional, aplicant diferents criteris i sense guardar cap homogeneïtat entre els diferents períodes. Aquest fet impedeix que la informació sigui comparable i que, en conseqüència, se’n puguin treure conclusions fiables.

La Hisenda Pública defineix uns criteris sobre com registrar cada partida d’inversió, ingrés i despesa, així com la seva deduïbilitat en el cas de les despeses. Aquests criteris no sempre es corresponen amb la realitat econòmica del negoci. Per exemple, fiscalment la persona que treballa des de casa només es pot deduir una part de les despeses de subministraments. En canvi, el dia que aquesta persona llogui un espai per treballar, les seves despeses augmentaran de forma important. La realitat econòmica en tots dos casos és que la persona necessita un espai, però per criteris fiscals la despesa que pot imputar és diferent. En aquest cas, el que recomanem és tenir en compte la despesa que tindria la persona si treballés fora, per exemple, en un coworking, per tal de valorar el cost real de treballar en un espai, és a dir, per tenir en compte la realitat econòmica i que aquesta no depengui d’un criteri fiscal.

Hi sol haver certa confusió sobre el tractament de l’IVA. En la majoria de negocis, l’IVA té una incidència en els pagaments, però a nivell d’ingressos i despeses té un efecte neutre. Per tant, en comptar els ingressos i les despeses, cal descomptar l’IVA. És a dir, cal tenir en compte només les bases.

El quart error el trobem sovint en empreses que treballen amb material. Quan fan els comptes inclouen tot el valor del material que han comprat aquell període. Però si part d’aquest material no s’ha consumit, és a dir, està a l’inventari, aleshores s’imputa un major cost i, per tant, un marge menor. Si, al contrari, s’utilitza tot el material comprat més una part del que es va comprar en el període anterior i aquesta part no s’inclou en els comptes, el cost resultant serà menor i, en conseqüència, el marge resultant serà major. Per tant, és important saber quina part dels materials comprats estan en estoc i imputar només la part de material consumit. D’aquesta manera, sí que es podrà saber de forma fiable si els marges tenen una evolució positiva o negativa.

El cinquè error consisteix a no registrar les despeses de desplaçaments, menjars i dietes. A vegades no es tenen en compte perquè el criteri fiscal fa difícil la seva deduïbilitat si no està molt ben justificat i definit; en altres ocasions, per la dificultat de recollir, ordenar i guardar tota la documentació. Si aquesta despesa té un impacte econòmic petit, no cal invertir recursos a valorar-la. Però si, al contrari, el seu impacte és important, cal valorar-la, independentment de si la Hisenda Pública permet deduir-la o no. Es pot portar aquest control amb una senzilla app.

L’error següent té a veure també amb un altre criteri d’Hisenda, en aquest cas amb el tractament del sou de la persona autònoma. És molt habitual en el cas de les persones físiques. Quan s’aplica el criteri fiscal, el sou de la persona que promou el negoci és la diferència entre els ingressos i les despeses. És a dir, el sou és el que sobra. La realitat econòmica, però, és que la persona treballa en el seu negoci i això té un cost. Si fos una altra persona la que hi treballés, bé que hi posaríem aquest cost. Cal, doncs, aplicar el mateix criteri i aquesta referència pot ser vàlida: què cobraria algú que realitzés la mateixa feina? D’aquesta manera, s’aplica un criteri de mercat. En incloure aquesta partida dintre de l’estructura de despesa del negoci, es clarifica l’objectiu de vendes per tal que també cobreixi aquest sou i s’incrementen les possibilitats que s’assoleixi.

Entrant en l’apartat de les inversions, també és habitual que no es tinguin en compte o bé que no s’incloguin aquells elements de què ja es disposava i que s’utilitzen en el desenvolupament de l’activitat. Recordem que les inversions són aquells elements que estaran a l’empresa durant més d’un any. La forma d’imputar la seva despesa de forma anual és repartir el seu cost entre el nombre d’anys que es podran utilitzar aquests elements. D’aquesta manera, si cada any es recupera una part de l’import, quan s’hagin de renovar l’empresa ja haurà estalviat l’import per comprar el material nou. Si no s’hi inclouen les partides que ja es tenien, això provocarà que, quan s’hagin de renovar, aquesta part no s’hagi estalviat i, per tant, la persona autònoma l’hagi de comprar de nou de la seva butxaca.

Sovint, els clients paguen a un termini i, en canvi, les factures dels proveïdors es paguen al comptat. Aquest fet comporta que l’empresa hagi d’avançar els diners per pagar proveïdors, donat que encara no ha cobrat dels clients. És a dir, fa de banc. En la mesura que sigui possible, és recomanable equilibrar els terminis de cobrament de clients i de pagament a proveïdors. Això evitarà despeses d’interessos bancaris i possibles tensions de tresoreria.

Un dels instruments que s’utilitza de forma habitual en el finançament dels negocis és una pòlissa de crèdit. Aquest és un producte de finançament que permet tenir el compte en descobert fins a un límit establert. Donat que té un venciment a 12 mesos, és un bon producte per finançar necessitats a curt termini com, per exemple, pagaments a proveïdors quan encara no hem cobrat de clients. L’error habitual és utilitzar aquest producte per a totes les necessitats del negoci, tant si són a curt com a llarg termini. Quan la proporció de finançament d’inversions és important, es produeixen situacions en què la pòlissa mai torna a zero i està en ús. És un senyal de possibles tensions de tresoreria, especialment si l’entitat financera decideix no renovar-la quan arriba al venciment.

Finalment, hi ha negocis que no tenen separats els comptes de l’empresa i de la persona. Aquest fet dificulta l’estabilitat d’ambdues economies, ja que qualsevol necessitat del negoci repercuteix en l’economia familiar i a l’inrevés. Que cada entitat tingui el seu compte permet controlar millor les entrades i sortides de diners, així com preveure possibles necessitats futures de líquid. L’aplicació d’un sou -tal com s’ha comentat anteriorment- també ajuda a fer que cada entitat sàpiga amb quins recursos compta i pugui generar un estalvi per a les necessitats pròpies de cada àmbit. En el cas que un dels àmbits hagi de finançar l’altre, també queda acotat l’import i la capacitat de tornar-lo.

Els criteris que s’han comentat permeten que els números del negoci en mostrin la  realitat econòmica, tant a nivell d’ingressos com en l’estructura de despeses. Només amb una estructura de despeses correcta i completa es podran contestar les preguntes que es plantejaven a l’inici: “el meu negoci és rendible?”, “quant haig de vendre per cobrir totes les despeses?” o bé “els preus que aplico als meus productes i serveis, són els adequats?”. Potser suposarà haver de portar uns comptes segons els criteris d’Hisenda i afegir-hi unes línies que incorporin aquelles despeses que no es contemplen com a deduïbles per part de l’Administració Tributària, però que són necessàries per al bon desenvolupament de l’empresa. Portar-ho de forma regular i aplicant sempre els mateixos criteris, permetrà contestar les preguntes formulades, anticipar riscos i, en definitiva, prendre millors decisions.

Elisabet Bach
Economista i Màster en Direcció i Administració d’Empreses.
Membre de la Junta Directiva del Col·legi d’Economistes de Catalunya.
Consultora econòmica i financera.