La formació és un dels processos més importants que es duen a terme en una organització, aconseguint una millora en el rendiment i en la motivació dels empleats, però per a què les accions siguin realment eficients hem de saber detectar les necessitats formatives a l’empresa.
Estratègia integral o accions puntuals
A grans trets hi ha dues formes de fer-ho: abans que sigui totalment necessària i quan ja és obligada. És a dir, podem preocupar-nos per planificar la formació com a part d’una estratègia integral o bé fer-ho un cop es detectin problemes evidents en el rendiment. Sempre que sigui possible hem d’intentar actuar amb temps, perquè la formació es pugui desenvolupar en terminis raonables i el rendiment dels empleats no experimenti problemes que poden afectar al client final o als resultats econòmics.
Tenir una plantilla motivada i qualificada sempre és positiu per al negoci, però algunes vegades resulta difícil decidir els continguts de la formació, a qui dirigir-la o de quina manera fer-ho.
Com per realitzar una bona detecció de necessitats formatives a l’empresa
- Investiguem i analitzem quins coneixements o habilitats necessiten millorar els empleats i estudiem quin nivell és el que tenen i el que és necessari per a cada lloc de treball. Com ho podem descobrir? Podem fer-ho a partir de les següents eines:
- Observació. Consisteix en observar la conducta en el treball de l’empleat i comparar-la amb el patró esperat. Cal comptar amb una persona qualificada i tenir en compte que només es recullen les dades del lloc de treball.
- Entrevistes individuals a diferents nivells segons la persona o lloc. Consisteix en aconseguir informació a través d’un diàleg entre l’entrevistat i l’empleat. És comú entrevistar també al cap directe de l’empleat per preguntar-li en què considera que han de formar-se els seus subordinats.
- Qüestionaris. Es tracta d’una llista de preguntes específiques que pretenen reunir informació sobre coneixements, habilitats, opinions sobre el treball que realitza una persona a l’empresa.
- Simulacions que posin a prova les habilitats dels participants per saber en què podrien formar-se.
- Descripció del lloc de treball, que consisteix a analitzar la descripció i perfil del lloc per conèixer les funcions i els requisits que ha de satisfer la persona que l’ocupa. D’aquesta manera, es compara el que requereix el lloc amb el que la persona fa.
- Un cop tinguem els resultats, podrem observar què és el que els treballadors fan incorrectament i què és el que els impedeix fer-ho bé. El que sí hem de tenir clar és que els treballadors que no desenvolupen alguna de les seves tasques de forma correcte és normalment per falta de coneixements, habilitats o actitud.
- És per aquest motiu pel qual és important establir un ordre de prioritat en relació a les necessitats de formació de cada departament i cada treballador. Sempre detectarem espais de millora, però els recursos limitats i la dedicació que requereix el desenvolupament de la formació, fan imprescindibles una correcta priorització que podem establir en diferents nivells, com ara l’impacte esperat, els nivells de motivació o les obligacions legals i d’actualització.
- Quan per fi decidim quin és l’ordre de prioritats, haurem d’escollir el tipus de formació més adequada per actualitzar els coneixements: Durada, metodologia, modalitat,… No obstant això, per a triar qualsevol tipus de formació també haurem de tenir en compte el pressupost que té l’empresa destinat a formació, el nombre de persones que van a fer el curs, la localització dels teus empleats és a dir si estan a la mateixa oficina, i si la formació es realitzarà per formadors interns o externs a l’empresa.
