El Reial Decret 1007/2023, de 5 de desembre, ha donat peu a l’aprovació del Reglament que estableix els requisits que han d’adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d’empresaris i professionals, i l’estandarització de formats dels registres de facturació.
Objectius destacats d’aquest Reial decret
- Reforçar l’obligació d’emetre factura de totes les operacions que realitzen empresaris i professionals.
- Aconseguir que totes les operacions que es realitzin es gravin en el sistema informàtic de manera segura, no manipulable, accessible i amb una estructura i format estàndards per facilitar la llegibilitat dels registres, l’anàlisi automatitzada i la simultània remissió a l’Administració tributària.
- Facilitar el compliment de les obligacions tributàries, tal com s’ha constatat en aquells països en què s’ha implantat l’obligació de remissió de les dades de forma prèvia, immediata o posterior al moment de realització de les operacions.
Als efectes d’aquest reglament, el terme factura inclou les factures completes i les factures simplificades.
Recursos informàtics necessaris per a complir les obligacions establertes en aquest Reglament
Els obligats tributaris que, d’acord amb l’apartat 1 de l’article 3 d’aquest Reglament, utilitzin sistemes informàtics de facturació podran utilitzar una de les dues opcions següents:
- Un sistema informàtic que compleixi els requisits establerts en la Llei 58/2003, de 17 de desembre, General Tributària, i aquest Reglament.
- L’aplicació informàtica que a aquest efecte pugui desenvolupar l’Administració tributària.
Requisits dels sistemes informàtics de facturació
- Els sistemes informàtics a què es refereix l’article 1 d’aquest Reglament hauran de garantir la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres de facturació.
Els sistemes informàtics hauran de tenir capacitat de remetre per mitjans electrònics a l’Administració tributària, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automàtica, consecutiva, instantània i fefaent, tots els registres de facturació generats. - El sistema informàtic haurà de garantir:
a) La integritat i inalterabilitat dels registres de facturació de manera que, una vegada generats i registrats, no puguin ser alterats sense que el sistema informàtic el detecti i avisi d’això.
S’entendrà per alteració dels registres de facturació l’ocultació o eliminació de qualsevol registre de facturació originalment generat i registrat pel sistema informàtic, o l’ocultació o modificació, total o parcial, de les dades de qualsevol registre de facturació originalment generat i registrat pel sistema informàtic, o l’addició de registres de facturació, simulats o falsos, diferents dels originalment generats i registrats pel sistema informàtic.
Qualsevol necessitat de correcció o anul·lació de les dades registrades haurà de ser realitzada mitjançant almenys un registre de facturació addicional posterior, de manera que es conservin inalterables les dades originalment registrades.
La integritat i inalterabilitat de les dades registrades s’assegurarà utilitzant qualsevol procés tècnic fiable que garanteixi el caràcter fidedigne i complet dels registres de facturació des que hagin estat gravats en el sistema informàtic.
b) La traçabilitat dels registres de facturació, que hauran d’estar encadenats de manera que pugui verificar-se el seu rastre seguint la seva seqüència de creació des del primer a l’últim. A aquest efecte, el sistema informàtic haurà de proporcionar funcionalitats que permetin el seguiment de les dades registrades de manera clara i fiable.
Qualsevol funcionalitat o mecanisme que permeti alterar o ocultar el rastre de les operacions suposa un incompliment d’aquest requisit.
Totes les dades registrades hauran de trobar-se correctament datats, indicant el moment en què s’efectua el registre.
c) La conservació, durant el termini previst en la Llei 58/2003, de 17 de desembre, General Tributària, així com l’accessibilitat i llegibilitat, de tots els registres de facturació generats pel propi sistema informàtic.
El sistema informàtic haurà de comptar amb un procediment de descàrrega, bolcat i arxiu segur dels registres de facturació generats per ell, que hauran de poder ser exportats a un emmagatzematge extern en format electrònic llegible.
- El sistema informàtic haurà de disposar d’un registre d’esdeveniments que reculli automàticament, en el moment en què es produeixin, determinades interaccions amb aquest sistema informàtic, operacions realitzades amb ell o successos ocorreguts durant el seu ús, guardant les dades corresponents a cadascun d’ells, que hauran de poder ser consultats des del mateix sistema informàtic.
El sistema informàtic haurà de garantir per a aquest registre d’esdeveniments i el seu contingut el compliment de les característiques que es determinin.
- En els sistemes informàtics haurà de trobar-se degudament dissociat l’accés a la informació amb transcendència tributària de l’accés a la possible informació confidencial de caràcter no patrimonial, de manera que l’Administració tributària pugui accedir directament a la consulta i a la resta de funcionalitats exigides sobre la informació dels registres de facturació i d’esdeveniments.
Generació del registre de facturació d’alta
Els sistemes informàtics de facturació hauran de generar automàticament un registre de facturació d’alta de manera simultània o immediatament anterior a l’expedició de cada factura, especificant-se el contingut mínim a generar. Així hauran d’incloure, entre altres dades:
- Número d’identificació fiscal i nom i cognoms, raó o denominació social completa de l’obligat a expedir la factura.
- El número i, si és el cas, sèrie de la factura.
- La data d’expedició de la factura i la data en què s’hagin efectuat les operacions que es documenten en ella.
- El tipus de factura expedida, indicant si es tracta d’una factura completa o simplificada.
- La descripció general de les operacions i l’import total de la factura.
- Indicació del règim o règims aplicats a les operacions documentades a l’efecte de l’Impost sobre el Valor Afegit, o d’altres operacions amb transcendència tributària.
S’estableix la possibilitat de generar un registre de facturació d’anul·lació quan erròniament s’hagi emès una factura i sigui necessari, per tant, anul·lar el seu corresponent registre de facturació d’alta.
S’introdueix la necessitat de generar petjada o «hash» als registres de facturació, així com signar-los electrònicament.
Sistemes d’emissió de factures verificables
S’estableix la possibilitat a l’obligat tributari que utilitzi sistemes informàtics de facturació perquè, de manera voluntària, compleixi amb unes certes especificacions tècniques (que han d’establir-se) de remissió immediata i segura a l’AEAT de tots els registres de facturació generats.
Es precisa que tenen la consideració de «Sistemes d’emissió de factures verificables» o «Sistemes VERI**FACTU», aquells sistemes informàtics propis que siguin utilitzats per l’obligat tributari per a remetre efectivament per mitjans electrònics a l’AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automàtica, consecutiva, instantània i fefaent tots els registres de facturació generats. A més, no tindran l’obligació de realitzar la signatura electrònica dels registres de facturació, sent suficient que calculin la petjada o «hash» d’aquests registres.
S’entendrà que un obligat tributari opta per aquest sistema, pel fet d’iniciar sistemàticament la remissió de registres de facturació a la seu electrònica de l’AEAT. Aquesta opció es prolongarà, almenys, fins a la finalització de l’any natural en el qual s’hagi produït, de manera efectiva, el primer enviament dels registres de facturació.
Possibilitat de remissió d’informació per part del receptor de la factura
Es possibilita al receptor de la factura (empresari o consumidor final) de proporcionar a l’AEAT de manera voluntària determinada informació de la mateixa facilitant les dades contingudes en el codi «QR» de la factura, sense que aquesta remissió d’informació tingui la consideració de denúncia pública.
Integració dels registres de facturació en els llibres registre
Es preveu que abans de l’1 de juliol de 2025, es desenvoluparà la possibilitat d’integrar els registres de facturació generats i remesos a l’AEAT per mitjà dels «Sistemes d’emissió de factures verificables» en el contingut del llibre registro de factures expedides que es regula en el Reglament de l’IVA, i, de la mateixa manera, es podrà desenvolupar aquesta possibilitat respecte dels llibres registres de vendes i ingressos, a què es refereix l’article 68 del Reglament de l’IRPF.
Si bé el Reglament entra en vigor a partir de l’endemà de la seva publicació al BOE, els obligats tributaris a què es refereix l’article 3.1 d’aquest Reglament hauran de tenir operatius els sistemes informàtics adaptats a les característiques i requisits que s’estableixen en l’esmentat reglament i en la seva normativa de desenvolupament abans de l’1 de juliol de 2025.
A efectes pràctics:
- Tots els empresaris i professionals obligats per aquest Reial decret, necessitaran fer ús en els seus en els seus negocis, de sistemes informàtics de facturació verificable o fer ús de l’aplicació informàtica gratuïta que pugui desenvolupar l’Administració tributària.
- Els productors dels programes informàtics de facturació, hauran de tenir els seus programaris adaptats per donar compliment a les obligacions contingudes en aquesta norma com a màxim l’1 de juliol de 2025
- Tot sistema informàtic que s’utilitzi per a donar compliment a les obligacions contingudes en aquesta norma ha de comptar obligatòriament amb una declaració responsable de la qual quedi constància formal, expedida per la persona o entitat productora, fabricant o desenvolupadora d’aquest, que asseguri el compromís per part d’aquesta de subministrar productes digitals que compleixin amb els requisits establerts en la Llei General Tributària i en aquest reial decret.
- El contingut d’aquest reial decret resulta compatible amb la implantació de la factura electrònica, generant addicionalment sinergies entre totes dues normatives, que contribuiran conjuntament a millorar l’assistència al contribuent en el compliment de les seves obligacions tributàries, el control del frau tributari, així com la prevenció de la morositat en transaccions comercials.
En els propers mesos, PIMEC convocarà sessions informatives, per explicar amb detall l’impacte d’aquest decret, i que juntament amb el nou reglament de facturació electrònica que es publicarà previsiblement en el primer trimestre de 2024, generaran canvis importants en la digitalització del procés de facturació a empreses i professionals.
