El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, ha dado pie a la aprobación del Reglamento que establece los requisitos que tienen que adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
Objetivos destacados de este Real Decreto
• Reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales.
• Conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la administración tributaria.
• Facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, tal y como se ha constatado en aquellos países en que se ha implantado la obligación de remisión de los datos de forma previa, inmediata o posterior al momento de realización de las operaciones.
A los efectos de este reglamento, el término factura incluye las facturas completas y las facturas simplificadas.
Recursos informáticos necesarios para cumplir las obligaciones establecidas en este Reglamento
Los tributarios que, de acuerdo con el apartado 1 del artículo 3 de este Reglamento, utilicen sistemas informáticos de facturación podrán utilizar una de las dos opciones siguientes:
1. Un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y este Reglamento.
2. La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la administración tributaria.
Requisitos de los sistemas informáticos de facturación
1. Los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 1 de este Reglamento tendrán que garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Los sistemas informáticos tendrán que tener capacidad de remitir por medios electrónicos a la Administración tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva e instantánea, todos los registros de facturación generados.
2. El sistema informático tendrá que garantizar:
a) La integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez generados y registrados, no puedan ser alterados sin que el sistema informático lo detecte y avise de esto.
Se entenderá por alteración de los registros de facturación la ocultación o eliminación de cualquier registro de facturación originalmente generado y registrado por el sistema informático, o la ocultación o modificación, total o parcial, de los datos de cualquier registro de facturación originalmente generado y registrado por el sistema informático, o la adición de registros de facturación, simulados o falsos, diferentes de los originalmente generados y registrados por el sistema informático.
Cualquier necesidad de corrección o anulación de los datos registrados tendrá que ser realizada mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados.
La integridad e inalterabilidad de los datos registrados se asegurará utilizando cualquier proceso técnico fiable que garantice el carácter fidedigno y completo de los registros de facturación desde que hayan sido grabados en el sistema informático.
b) La trazabilidad de los registros de facturación, que tendrán que estar encadenados de forma que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. A tal efecto, el sistema informático tendrá que proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de manera clara y fiable. Cualquier funcionalidad o mecanismo que permita alterar u ocultar el rastro de las operaciones supone un incumplimiento de este requisito.
Todos los datos registrados tendrán que encontrarse correctamente registrados, indicando el momento en que se efectúa el registro.
c) La conservación, durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, así como la accesibilidad y legibilidad, de todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
El sistema informático tendrá que contar con un procedimiento de descarga volcado y un archivo seguro de los registros de facturación generados por él, que tendrán que poder ser exportados a un almacenamiento externo en formato electrónico legible.
3. El sistema informático tendrá que disponer de un registro de acontecimientos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con este sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes en cada uno de ellos, que tendrán que poder ser consultados desde el mismo sistema informático.
El sistema informático tendrá que garantizar para este registro de acontecimientos y su contenido el cumplimiento de las características que se determinen.
4. En los sistemas informáticos tendrá que encontrarse debidamente disociado el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la consulta y al resto de funcionalidades exigidas sobre la información de los registros de facturación y de acontecimientos.
Generación del registro de facturación de alta
Los sistemas informáticos de facturación tendrán que generar automáticamente un registro de facturación de alta de manera simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura, especificándose el contenido mínimo a generar. Así tendrán que incluir, entre otros datos:
• Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
• El número y, en su caso, serie de la factura.
• La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
• El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada.
• La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
• Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, u otras operaciones con trascendencia tributaria.
Se establece la posibilidad de generar un registro de facturación de anulación cuando, erróneamente, se haya emitido una factura y sea necesario. Por lo tanto, anular su correspondiente registro de facturación de alta.
Se introduce la necesidad de generar huella o «hash» en los registros de facturación, así como firmarlos electrónicamente.
Sistemas de emisión de facturas verificables
Se establece la posibilidad en el obligado tributario que utilice sistemas informáticos de facturación para que, de manera voluntaria, cumpla con ciertas especificaciones técnicas (que tienen que establecerse) de remisión inmediata y segura a la AEAT de todos los registros de facturación generados.
Se precisa que tienen la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI***FACTU» aquellos sistemas informáticos propios que sean utilizados por el obligado tributario para remitir efectivamente por medios electrónicos a la AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados. Además, no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación, siendo suficiente que calculen la huella o «hash» de estos registros.
Se entenderá que un obligado tributario opta por este sistema, por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación en la sede electrónica de la AEAT. Esta opción se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de manera efectiva, el primer envío de los registros de facturación.
Posibilidad de remisión de información por parte del receptor de la factura
Se posibilita al receptor de la factura (empresario o consumidor final) de proporcionar a la AEAT de manera voluntaria determinada información de la misma facilitando los datos contenidos en el código «QR» de la factura, sin que esta remisión de información tenga la consideración de denuncia pública.
Integración de los registros de facturación en los libros del registro
Se prevé que, antes del 1 de julio de 2025, se desarrollará la posibilidad de integrar los registros de facturación generados y remitidos a la AEAT por medio de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» en el contenido del libro de registro de facturas expedidas que se regula en el Reglamento del IVA, y, del mismo modo, se podrá desarrollar esta posibilidad respecto de los libros de registros de ventas e ingresos, a que se refiere el artículo 68 del Reglamento del IRPF.
Si bien el Reglamento entra en vigor a partir del día siguiente a su publicación en el BOE, los obligados tributarios a que se refiere el artículo 3.1 de este Reglamento tendrán que tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el mencionado reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
A efectos prácticos:
• Todos los empresarios y profesionales obligados por este Real Decreto, necesitarán hacer uso en sus negocios, de sistemas informáticos de facturación verificable o hacer uso de la aplicación informática gratuita que pueda desarrollar la Administración tributaria.
• Los productores de los programas informáticos de facturación tendrán que tener sus software adaptados para dar cumplimiento a las obligaciones contenidas en esta norma como máximo el 1 de julio de 2025.
• Todo sistema informático que se utilice para dar cumplimiento a las obligaciones contenidas en esta norma tiene que contar obligatoriamente con una declaración responsable de la que quede constancia formal, expedida por la persona o entidad productora, fabricante o desarrolladora de este, que asegure el compromiso por parte de esta de suministrar productos digitales que cumplan con los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria y en este real decreto.
• El contenido de este real decreto resulta compatible con la implantación de la factura electrónica, generando adicionalmente sinergias entre ambas normativas, que contribuirán conjuntamente a mejorar la asistencia al contribuyente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, el control del fraude tributario, así como la prevención de la morosidad en transacciones comerciales.
En los próximos meses, PIMEC convocará sesiones informativas, para explicar con detalle el impacto de este decreto, y que junto con el nuevo reglamento de facturación electrónica que se publicará previsiblemente en el primer trimestre de 2024, generarán cambios importantes en la digitalización del proceso de facturación a empresas y profesionales.
