24 x 7 = 168 hores. Semblen moltes hores a la setmana, no? Així i tot, ets dels que pensen que el dia hauria de tenir més de 24 hores? Ets dels que es passen el dia excusant-se amb “no tinc temps”? En aquest article et convido a reflexionar sobre com organitzes el teu temps i et dono algunes claus per aconseguir gestionar el teu temps de manera més eficaç.
Però abans de començar, et demano que reflexionis uns segons sobre què és el temps per a tu?
El temps és un recurs universal –tothom disposa de temps– i limitat que sol semblar-nos, la majoria de les vegades, insuficient. Se’l considera en general un recurs escàs i un dels béns més preuats.
Sabies que la majoria de nosaltres solem “perdre” de l’ordre de 3 hores al dia? No es tracta d’una pèrdua voluntària. A vegades aquesta pèrdua prové d’hàbits que resulten inadequats, de treballs realitzats de manera negligent, d’activitats desenvolupades amb un grau de perfecció innecessari. Altres vegades, resulta que ens hem oblidat dels nostres objectius, de les nostres prioritats, no hem planificat o no hem respectat les previsions que hem fet. Entenem el concepte de “perdre el temps” com fer alguna cosa que és menys important que una altra que hauríem pogut fer en el seu lloc.
Segur que t’has trobat alguna vegada en aquesta situació: tens una agenda carregada de coses, i no tens temps per a res més, però sorgeix un imprevist (com per exemple la nevera que s’espatlla). El dia segur que es complica, però al final aconsegueixes arribar a tot. Si al matí algú t’hagués demanat de trobar temps per a alguna cosa, segur que hauries pensat que era impossible. T’has trobat mai en aquesta situació?
Si hi ha una certesa, és aquesta: i és que el dia no tindrà mai més de 24 hores. I per tant, resulta que és la nostra responsabilitat decidir què fer amb elles.
El temps és un recurs, sí, però un recurs diferent. D’una banda, és un recurs atípic i imprescindible per a qualsevol acte humà. D’altra banda, és un recurs equitatiu: cada persona rep exactament els mateixos 1.440 minuts en cada jornada. És un recurs que no pot acumular-se, ni estalviar-se, ni manllevar-se. I és un recurs indispensable, ja que no hi ha acció humana que es pugui fer sense temps. I el que finalment sí que sabem és que el temps flueix, inexorablement, en només un sentit. Per la qual cosa és a les nostres mans utilitzar-lo, millor o pitjor, a mesura que ens va arribant.
Sembla que una de les claus de l’èxit de qualsevol persona és la manera com administra el seu temps. Així, l’eficàcia només es pot aconseguir mitjançant una correcta administració del temps del qual es disposa.
El primer consell que ens serà útil incorporar és una cosa molt simple: “No podem fer tot el que se’ns ocorri”. Això ens porta inexorablement a triar, i a decidir quin serà el criteri per triar de manera útil què fer i què no fer.
És per això que vull fer esment de 3 lleis de la gestió del temps.
- En la gestió del temps regeix el principi de Pareto, aquell que es coneix com la regla del 80/20. El 20% del temps de treball d’una persona contribueix al 80% dels resultats.
- Ens serà també útil recordar la Llei de Parkinson, que explica per què les coses necessiten més temps del que haurien de necessitar. Aquesta llei diu: “Tot treball es dilata indefinidament fins a ocupar tot el temps disponible per a la seva completa realització”. De manera que, a vegades, el veritable repte estarà a assignar un temps suficient, però no excessiu, a les tasques.
- Murphy té 3 lleis que també s’apliquen en la gestió del temps. La primera ens diu que “res és tan senzill com sembla al principi”. La segona ens avisa que “tot requereix més temps del que es pensava al principi”. I la tercera, i més coneguda, és que “si alguna cosa pot anar malament, anirà malament”.
Hi ha una sèrie d’hàbits que dificulten la nostra gestió del temps. Et convido a pensar si són hàbits que tens:
- El primer és el ja sabut “no saber dir que no”, sovint relacionat amb el temor de perdre l’afecte dels altres si no fem el que ens demanen. L’antídot per a aquest hàbit és entrenar la nostra assertivitat, aquesta capacitat de dir les coses de manera clara i directa, respectant l’altre, amb amabilitat i amb fermesa.
- El segon és el “perfeccionisme”. El valor d’una tasca no creix proporcionalment al mateix temps que se li dedica. I és que la manera de millorar el nostre ús del temps està a invertir en cada activitat el temps necessari. Perquè a vegades el que és perfecte no resulta rendible. I la perfecció serà útil buscar-la en el conjunt de tasques.
- El tercer hàbit que dificulta una gestió eficaç del temps és la procrastinació: això “ja ho faré després”. A vegades aquest deixar les coses per a després comporta un sentiment de culpabilitat. I el pitjor de deixar les coses per a després està en el cost d’oportunitat, en el cost de les oportunitats perdudes. Aquests endarreriments, a més, poden suposar dificultats importants en les tasques proposades, i correm el risc que els problemes creixin. La solució implica abordar aquestes tasques al més aviat possible.
- Un quart i últim hàbit contrari a una bona gestió del temps és “fer diverses coses alhora”, l’anomenat multitasking. I és que no sempre és rendible fer diverses tasques alhora, s’interrompen les unes a les altres i augmenta el risc d’errors. L’antídot aquí demana prioritzar. I en prioritzar, hi ha persones que utilitzen diferents criteris per començar: el més fàcil, el més curt, el més còmode, el primer que va arribar, l’últim que va arribar, el més urgent. Sens dubte, el criteri més eficient és el següent: donar prioritat al que és més important.
Un cop vistos aquests hàbits que no ajuden a millorar la gestió del temps, us vull parlar dels “lladres del temps”. N’heu sentit a parlar?
Podem dividir els lladres del temps, aquestes coses que ens roben temps, en dues parts: els que ens imposen els altres i els que ens imposem nosaltres mateixos.
Entre els lladres del temps que ens imposen els altres trobem coses com les següents: les interrupcions, que no sols ens roben temps, sinó que ens fan retrocedir i a vegades ens porten a perdre el fil de la tasca (de mitjana, el nostre rendiment disminueix a un 25% a causa de les interrupcions); el fet d’esperar respostes o esperar aprovacions d’altres persones per poder continuar amb algunes tasques; a vegades també la indefinició de la tasca a realitzar pot comportar ineficàcies i fins i tot males interpretacions o malentesos; un excés de feina pot resultar també un obstacle en la gestió del temps; una comunicació deficient, amb falta de claredat en els objectius; els resultats esperats o els processos per fer la tasca poden també constituir un lladre important del temps; processos burocràtics establerts que a vegades suposen colls d’ampolla; les reunions innecessàries o les reunions ineficaces poden constituir un gran lladre del temps; la desorganització d’un superior i l’efecte “coll d’ampolla” que pot produir en les persones que treballen amb ell/a; i finalment, els conflictes de prioritats suposen també una causa freqüent d’ineficàcies en la gestió del temps de treball de les persones.
Si bé en tot l’anterior hi ha uns certs components que poden no dependre de nosaltres mateixos, també existeixen aquests “lladres del temps” que ens imposem nosaltres mateixos i que sí que depenen en bona mesura de nosaltres.
Així, el primer és una certa incapacitat per delegar, la qual cosa té el risc de produir retards quan la feina depèn d’una persona. La falta de concentració pot també portar-nos a ineficiències a l’hora de fer tasques que requereixin un esforç d’atenció. El fet de no saber escoltar és un clàssic en els anomenats lladres del temps: una escolta deficient pot portar a malentesos i falses interpretacions que retardin les tasques i la seva organització. No prendre decisions també pot suposar una demora en determinades feines i ser un altre d’aquests factors que ens roben temps. Podem afegir a aquesta llista el fet de no acabar les tasques iniciades i deixar-les a mig fer, la qual cosa redueix i molt l’eficiència en la gestió dels temps de realització d’aquestes. La fatiga és un altre dels components que tenen el risc d’augmentar el temps dedicat a una determinada tasca, i a més pot fer baixar el rendiment i afectar la concentració. Per finalitzar amb la llista d’aquests lladres del temps que ens imposem nosaltres mateixos, inclourem el que en podem dir una “actitud negativa” que pot desencadenar qualsevol de les altres conductes que acabem de citar.
Per trobar solucions a una gestió ineficaç del temps, el primer pas és detectar quin és l’origen de la ineficiència.
El segon pas seria fer una bona programació del temps. Aquí us donem alguns tips que poden ser útils per a aquesta programació:
– Tenir una programació abans d’iniciar la jornada o, fins i tot, dedicar els últims minuts de la jornada precedent a fer-la.
– Programar les activitats en funció dels objectius que vulguem aconseguir. I és que no es tracta tant d’estar molt ocupats, sinó d’acabar el que es comença.
– Elaborar el nostre programa entorn dels temes essencials o de gran importància.
– Tractar de compassar les nostres activitats als nostres cicles corporals en la mesura que sigui possible. Resulta una bona pràctica programar el més important per a les nostres hores de més eficàcia.
– Programar el nostre horari per escrit. Escriure-ho augmentarà la nostra implicació personal.
– Agrupar accions i assumptes relacionats entre si. Amb això escurçarem el temps necessari per a atendre’ls i augmentarà la nostra concentració.
– Tenir a la vista el nostre programa d’activitats diàries, la qual cosa ens ajudarà a mantenir-nos alineats.
– Assegurar-nos d’assignar a cada activitat un temps suficient, però no excessiu.
– Mantenir la suficient flexibilitat per abordar imprevistos.
– Incloure en el nostre programa diari un temps per pensar.
– I incloure també un temps per a tot allò que ens importa: amistats, família, desenvolupament personal, oci, esport, etc.
La clau de la gestió del temps és tenir clares les nostres prioritats. Deixem d’utilitzar el temps com a excusa, som 100% responsables de decidir què fer amb la nostra vida i el nostre temps, amb consciència i compromís.
Et convido a tenir present aquesta frase: “Cada minut que passa, és la meva elecció”.
