La inmensa mayoría de las empresas ha tenido al menos en alguna ocasión problemas con la contabilidad. Lamentablemente y debido a los efectos en la economía que está causando la crisis sanitaria del Covid-19, cada vez son más las empresas y los negocios de autónomos que se encuentran en situaciones de dificultad, ya sea por falta de liquidez o por otras causas.
La gestión de las finanzas es una labor continua para cualquier proyecto de negocio, que exige no sólo tener que controlar de manera constante las entradas y salidas de dinero, sino, también, concretar objetivos financieros a corto y largo plazo, que se deben revisar periódicamente según evolucione la propia realidad de la compañía.
En estos momentos es muy probable que muchas empresas se encuentren con alguna factura impagada, cambios en las condiciones del mercado, hacer frente a gastos inesperados… señales de alarma en las cuentas de nuestra entidad. Ante estas situaciones, hay que planificar con cautela los próximos pasos a dar, identificar los recursos de los que disponemos en los distintos departamentos o áreas y que pueden ser transversales y afrontar la crisis con el espíritu más optimista posible.
Entre las principales acciones que se pueden llevar a cabo ante este tipo de acontecimientos para conseguir revertir la situación, cabe destacar:
Revisar los procesos de cobro y de pago. Quizá éste sea el momento de analizar si nuestro sistema de facturación es el adecuado. Para ello, evalúa el tiempo medio en que tus clientes tardan en abonar sus facturas y compáralo con otras empresas de la competencia o con la media de tu sector. Del mismo modo, estudia si puedes alargar el periodo en que pagas a tus proveedores y, si es posible, renegocia con ellos las condiciones. De este modo, podrás mejorar notablemente tu liquidez.
Herramientas de utilidad. Identifica si existe en el mercado alguna tecnología de procesos que mejore y abarate la gestión de tu contabilidad. Quizá sea ésta la oportunidad de digitalizar todavía más tus procedimientos internos y lograr de paso minimizar los errores. Otra opción es contratar servicios externos que den soluciones a tus problemas financieros y que hagan una previsión de las posibles situaciones de riesgo de tu empresa como, por ejemplo, la contratación de un seguro frente a impagos.
Consolida tus cuentas bancarias. En muchas ocasiones, es habitual trabajar con varias entidades financieras a medida que la empresa va creciendo en envergadura, pero eso, a su vez, dificulta la gestión del circulante en momentos de necesidad. Si ocurre esto en tu empresa, aprovecha para sentarte a negociar con los distintos bancos para centrar tu operativa en aquel que te ofrezca las mejores condiciones. Y recuerda que existen sistemas como el factoring que te pueden ayudar a mejorar la gestión de potenciales impagados.
Analiza en el largo plazo cómo es la gestión de tus flujos de efectivo. Averigua cuáles son los meses en los que tienes mayores problemas para cuadrar las cuentas, revisa en qué momentos tus ingresos aumentan y planifica a partir de toda esta información cuándo es importante que reserves capital para atender picos de escasez. En este tipo de trabajos, a veces compensa recurrir a ayuda profesional para obtener resultados excelentes.
Crea un fondo de emergencia. En relación con el apartado anterior, procura negociar con tu banco la creación de un fondo en el que ir guardando los excedentes económicos que no necesitas en momentos más boyantes. Mientras no se usen pueden ir generando alguna plusvalía, pero, cuando se requieran, podrás disponer de ellos de manera inmediata.
Evalúa la calidad de tus clientes. Aunque pueda parecer duro, existen ocasiones en las que la mejor decisión que una empresa puede tomar es renunciar a un cliente, por causas como una mala reputación, la escasa rentabilidad económica de trabajar para él o, como puede ser en este caso, porque el tiempo medio que tarda en pagar por los servicios prestados contribuye a introducir inestabilidad a nuestro balance. Si es así, hay veces en que compensa cortar por lo sano para evitar potenciales sorpresas desagradables en el futuro. Para esto nada mejor que implantar un sistema de Risk Management que monitorice en tiempo real su solvencia y capacidad de pago.
Definir fechas tope para proyectos e inversiones. Toda empresa trabaja siempre en procesos relacionados con su futuro: I+D, gestión de la información, compra de inmuebles, formación a sus trabajadores… Sin embargo, existen momentos en que hay que saber tomar decisiones difíciles si alguno de ellos no marcha como se esperaba o está teniendo un coste mayor de lo que nos podemos permitir. Por ello, ten a alguien monitorizando siempre todo lo que tiene que ver con la compañía, incluso en lo referente a procesos internos, y evalúa con cierta periodicidad lo que está yendo bien y lo que no.
Descuentos por cobrar cuentas dudosas. Para aquellos clientes con los que no tengas un seguro de crédito y sobre los que tengas muchas dudas de poder llegar a cobrar algún día lo que te adeudan, plantéales como última opción descuentos sobre la cantidad total si te pagan de manera inmediata. Al menos de este modo podrás recuperar parte del dinero. Por otro lado, piensa en hacer algo semejante con tu inventario: Aquellos productos que llevan tiempo ‘acumulando polvo’ quizá puedas venderlos en el mercado si ofreces suculentos descuentos. Conseguirás liquidez y ahorrarás espacio, aunque eso signifique no haber ganado todo lo que pretendías.
