La immensa majoria de les empreses ha tingut en alguna ocasió problemes a la comptabilitat. Lamentablement i a causa dels efectes en l’economia que està causant la crisi sanitària de la Covid-19, cada vegada són més les empreses i els negocis d’autònoms que es troben en situacions de dificultat, ja sigui per falta de liquiditat o d’altres causes.

La gestió de les finances és una tasca contínua per a qualsevol projecte de negoci, que exigeix no sols haver de controlar de manera constant les entrades i sortides de diners, sinó, també, concretar objectius financers a curt i llarg termini, que s’han de revisar periòdicament segons evolucioni la pròpia realitat de la companyia.

En aquests moments és molt probable que moltes empreses es trobin amb alguna factura impagada, canvis en les condicions del mercat, fer front a despeses inesperades… senyals d’alarma en els comptes de la nostra entitat. Davant d’aquestes situacions, cal planificar amb cautela els pròxims passos a donar, identificar els recursos dels quals disposem en els diferents departaments o àrees i que poden ser transversals, així com afrontar la crisi amb l’esperit més optimista possible.

Entre les principals accions que es poden dur a terme davant d’aquestes situacions i amb l’objectiu d’aconseguir revertir-les, cal destacar:

Revisar els processos de cobrament i de pagament. Potser aquest és el moment d’analitzar si el nostre sistema de facturació és l’adequat. Per a això, avalua el temps mitjà en què els teus clients tarden a abonar les seves factures i compara-ho amb altres empreses de la competència o amb la mitjana del teu sector. De la mateixa manera, estudia si pots allargar el període en què pagues als teus proveïdors i, si és possible, renegocia amb ells les condicions. D’aquesta manera, podràs millorar notablement la teva liquiditat.

Eines d’utilitat. Identifica si existeix en el mercat alguna tecnologia de processos que millori la gestió de la teva comptabilitat. Potser és aquesta l’oportunitat de digitalitzar encara més els teus procediments interns i aconseguir de pas minimitzar els errors. Una altra opció és contractar serveis externs que donin solucions als teus problemes financers i que facin una previsió de les possibles situacions de risc de la teva empresa com, per exemple, la contractació d’una assegurança enfront dels impagaments.

Consolida els teus comptes bancaris. En moltes ocasions, és habitual treballar amb diverses entitats financeres a mesura que l’empresa va creixent en envergadura. Si és el cas, aprofita per a asseure’t a negociar amb els diferents bancs per a centrar la teva operativa en aquell que t’ofereixi les millors condicions. I recorda que existeixen sistemes com el factoring que et poden ajudar a millorar la gestió de potencials impagats.

Analitza a llarg termini com és la gestió dels teus fluxos d’efectiu. Esbrina quins són els mesos en què tens majors problemes per a quadrar els comptes, revisa en quins moments els teus ingressos augmenten i planifica a partir de tota aquesta informació quan és important que reservis capital per a atendre pics d’escassetat. En aquesta mena de tasques, a vegades compensa recórrer a ajuda de professional per a obtindre resultats excel·lents.

Crea un fons d’emergència. En relació amb l’apartat anterior, procura negociar amb el teu banc la creació d’un fons en el qual anar guardant els excedents econòmics que no necessites en moments més pròspers. Mentre no s’usen poden anar generant alguna plusvàlua, però, quan es requereixin, podràs disposar d’ells de manera immediata.

Avalua la qualitat dels teus clients. Encara que pugui semblar dur, existeixen ocasions en les quals la millor decisió que una empresa pot prendre és renunciar a un client, per causes com una mala reputació, l’escassa rendibilitat econòmica de treballar per a ell o, com pot ser en aquest cas, perquè el temps mitjà que triga a pagar pels serveis prestats contribueix a introduir inestabilitat al nostre balanç. Si és així, hi ha vegades en què compensa tallar en sec per a evitar potencials sorpreses desagradables en el futur. Per a això, res millor que implantar un sistema de Risk Management que monitoritzi en temps real la seva solvència i capacitat de pagament.

Definir dates tope per a projectes i inversions. Tota empresa treballa sempre en processos relacionats amb el seu futur: R+D, gestió de la informació, compra d’immobles, formació als seus treballadors… No obstant això, existeixen moments en què cal saber prendre decisions difícils si algun d’ells no marxa com s’esperava o si està tenint un cost major del que ens podem permetre. Per això, tingues a algú monitoritzant sempre tot el que té a veure amb la companyia, fins i tot el referent a processos interns, i avalua amb certa periodicitat el que està anant bé i el que no.

Descomptes per cobrar comptes dubtosos. Per a aquells clients amb els quals no tinguis una assegurança de crèdit i sobre els que tinguis molts dubtes de poder arribar a cobrar algun dia el que et deuen, planteja’ls com a última opció descomptes sobre la quantitat total si et paguen de manera immediata. Almenys d’aquesta manera podràs recuperar part dels diners. D’altra banda, pensa a fer una cosa semblant amb el teu inventari: Aquells productes que porten temps ‘acumulant pols’ potser pots vendre’ls en el mercat si ofereixes suculents descomptes. Aconseguiràs liquiditat i estalviaràs espai, encara que això signifiqui no haver guanyat tot el que pretenies.