Es posible que las empresas se encuentren alguna vez ante la posibilidad de convocar una rueda de prensa para hablar de un tema en concreto, para hacer algún anuncio, etc. Lo primero que se debe hacer, antes de enviar una convocatoria formal, es valorar su realización. Es necesario asegurar que convocar una rueda de prensa nos ayudará a conseguir nuestro objetivo y que servirá para algo positivo. Además, hay que garantizar que el portavoz (la persona o personas que la realizarán) conozcan el tema a tratar y que lo harán bien.
Una vez se ha decidido hacer la rueda de prensa, hay que convocar a todas aquellas personas que queremos que asistan, así como a los medios de comunicación si su contenido puede ser de su interés. En la convocatoria, que debe ser clara e informativa, tendremos que especificar lugar, día, hora, contacto, temática o motivo y portavoz de la rueda de prensa.
La sala donde se hace la rueda de prensa ha de tener un espacio suficiente en aforo para que los asistentes previstos puedan seguirla de una manera cómoda y práctica. Hay que garantizar que las personas que siguen la rueda de prensa estén en todo momento pendientes del contenido de ésta, por lo que hay que evitar posibles distracciones en la sala. La iluminación y la calidad de sonido también son elementos clave, sobre todo si asisten medios de comunicación como radios o televisiones.
La preparación de la rueda de prensa es fundamental. Hay que valorar y preparar los mensajes que se quieren transmitir y la manera en qué se transmitirán, así como tener preparadas las posibles respuestas a preguntas que los participantes puedan formular. Si hablamos de documentos o de calendarios, siempre que convenga está bien hacer copias impresas de los mismos para repartirlas entre los asistentes. Si la rueda de prensa gira alrededor de un tema en concreto, conviene preparárselo a conciencia y hacer anotaciones de todo lo que queremos explicar para que nos sirvan como guía y para poder asegurarnos de que lo decimos todo.
La duración también es importante. Una rueda de prensa demasiado larga suele ser contraproducente. El objetivo es explicar la información que ha sido motivo de la convocatoria y aclarar las posibles dudas de los asistentes sin alargarse más de lo necesario. Al final, hay que destinar un tiempo para las posibles preguntas.
Momentos antes de empezar, es conveniente hacer pruebas de sonido, sobre todo si contamos con un micrófono en el atril. También hay que comprobar que el proyector funciona, si es que se va a hacer alguna presentación con un Power Point, por ejemplo.
