És possible que les empreses es trobin alguna vegada davant la possibilitat de convocar una roda de premsa per parlar d’un tema en concret, per fer algun anunci, etc. El primer que s’ha de fer, abans d’enviar una convocatòria formal, és valorar-ne la realització. És necessari assegurar que convocar una roda de premsa ens ajudarà a aconseguir el nostre objectiu i que serveixi per a alguna cosa positiva. A més, cal garantir que el portaveu (la persona o persones que la faran) coneixen el tema que han de tractar i que ho faran bé.

Un cop s’ha decidit fer la roda de premsa, cal convocar totes aquelles persones que volem que hi assisteixin, així com els mitjans de comunicació si el contingut els pot ser d’interès. En la convocatòria, que ha de ser clara i informativa, haurem d’especificar lloc, dia, hora, contacte, temàtica o motiu i portaveu de la roda de premsa.

La sala on es fa la roda de premsa ha de tenir un espai suficient en aforament perquè els assistents previstos puguin seguir-la d’una manera còmoda i pràctica. Cal garantir que les persones que segueixen la roda de premsa estiguin en tot moment pendents del contingut d’aquesta, per això s’ha de procurar evitar que hi hagi cap mena de distracció a la sala. La il·luminació i la qualitat de so també són elements clau, sobretot si hi assisteixen mitjans de comunicació com ràdios o televisions.

La preparació de la roda de premsa és fonamental. Cal valorar i preparar els missatges que es volen transmetre i la manera com els transmetrem, a més de tenir enllestides les possibles respostes a preguntes que els participants puguin fer. Si parlem de documents o de calendaris, sempre que convingui està bé fer-ne còpies impreses per repartir-les als assistents. Si la roda de premsa gira al voltant d’un tema concret, cal preparar-se’l i fer anotacions de tot el que volem explicar perquè ens serveixin com a guia i per poder garantir que ho diem tot.

La durada també és important. Una roda de premsa massa llarga acostuma a ser contraproduent. L’objectiu és explicar la informació que ha estat motiu de la convocatòria i aclarir els possibles dubtes dels assistents sense allargar-se més del necessari. Al final, s’ha de destinar un temps per a les possibles preguntes.

Moments abans de començar, és convenient fer proves de so, sobretot si comptem amb un micròfon al faristol. També cal comprovar que el projector funciona, en el cas que es faci alguna presentació amb un Power Point, per exemple.