Generalment, quan sentim a parlar de protocol, ho associem a un concepte anacrònic i rígid. Ja sigui perquè mediàticament es fa servir per descriure esdeveniments que tenen a veure amb la reialesa o fins i tot amb actes militars, o per desconeixença i relació amb actes d’antiga tradició. I no anem tan desencaminats, ja que, per exemple, la família reial anglesa encara manté gairebé intacta, en forma i concepte, la cerimònia de coronació des de l’època medieval; o sense necessitat d’anar tan lluny, l’Estat espanyol segueix celebrant l’acte de presentació de les cartes credencials, que acrediten els ambaixadors nouvinguts que s’estableixen a Espanya per a realitzar funcions diplomàtiques d’acció exterior dels seus països d’origen. Aquest és un acte carregat de símbols i tradició, en què els màxims protagonistes són el cap d’Estat i els ambaixadors.

El protocol esdevé una eina d’ordre i definició estètica imprescindible per organitzar un acte

Però el cert és que, més enllà del cerimonial, que al final és la part més visible i apreciable del que coneixem en termes generals com a protocol, aquest és una eina d’ordre més útil del que ens pensem. Els que ens dediquem professionalment a l’organització d’esdeveniments o a les relacions institucionals, recorrem contínuament a les normes que marca el protocol. Esdevé una eina d’ordre i definició estètica imprescindible per organitzar un acte. Encara que els actes que muntem tinguin un caire més aviat privat i informal, segurament ens servirem d’un guió que marcarà la pauta i el ritme a seguir durant tot l’acte. Aquest guió ha d’estar construït amb un cert criteri, per exemple, tenint en compte l’ordre de parlaments per poder establir, en major o menor grau, el caràcter d’amfitrió de l’acte. També és possible que, en funció de les personalitats que convidem o que hi participin activament, aquestes mereixin ser rebudes a part de la resta de convidats. També tindrem en compte si s’ha de produir un intercanvi de targetes de visita, o de regals institucionals, si hem d’incloure banderes de diferents delegacions, o si hi ha d’haver reunions prèvies, o com col·loquem les diferents parts intervinents.

Tots els elements comuniquen i hem de saber utilitzar aquells que realment ens interessen per aconseguir l’objectiu fixat

En definitiva, l’estètica general de l’acte i el caràcter que li vulguem donar estaran marcats per la col·locació de tots aquests elements d’una forma determinada. I no hi ha cap col·locació que sigui la més correcta, el protocol no és una ciència exacta i sempre s’han de tenir en compte molts factors, però el que és indispensable tenir ben definit és l’objectiu de l’acte, què volem aconseguir. Tenir clar aquest factor és clau per construir tot l’esdeveniment i ens facilitarà les coses a l’hora de prendre decisions sobre com ordenar els parlaments, o sobre com muntar una taula presidencial, quins elements gràfics i/o quina simbologia hem de col·locar i de quina manera. Al final, tots els elements comuniquen i hem de saber utilitzar aquells que realment ens interessen per aconseguir l’objectiu prèviament fixat, prescindint de tot allò que pugui despistar o difuminar la imatge final que volem expressar.