Generalmente, cuando oímos hablar de protocolo, lo asociamos a un concepto anacrónico y rígido. Ya sea porque mediáticamente se usa para describir acontecimientos que tienen que ver con la realeza o incluso con actos militares, o por desconocimiento y relación con actos de antigua tradición. Y no vamos tan desencaminados, puesto que, por ejemplo, la familia real inglesa todavía mantiene casi intacta, en forma y concepto, la ceremonia de coronación desde la época medieval; o sin necesidad de ir tan lejos, el Estado español sigue celebrando el acto de presentación de las cartas credenciales, que acreditan los embajadores recién llegados que se establecen en España para realizar funciones diplomáticas de acción exterior de sus países de origen. Este es un acto cargado de símbolos y tradición, en que los máximos protagonistas son el jefe de Estado y los embajadores.
El protocolo se convierte en una herramienta de orden y definición estética imprescindible para organizar un acto
Pero lo cierto es que, más allá del ceremonial, que al final es la parte más visible y apreciable de lo que conocemos en términos generales como protocolo, éste es una herramienta de orden más útil de lo que nos pensamos. Los que nos dedicamos profesionalmente a la organización de eventos o a las relaciones institucionales, recorremos continuamente a las normas que marca el protocolo, que se convierte en una herramienta de orden y definición estética imprescindible para organizar un acto. Aunque los actos que montamos tengan un cariz más bien privado e informal, seguramente nos serviremos de un guion que marcará la pauta y el ritmo a seguir durante todo el acto. Este guion tiene que estar construido con un cierto criterio, por ejemplo, teniendo en cuenta la orden de parlamentos para poder establecer, en mayor o menor grado, el carácter de anfitrión del acto. También es posible que, en función de las personalidades que invitamos o que participen activamente, estas merezcan ser recibidas aparte del resto de invitados. También tendremos en cuenta si se tiene que producir un intercambio de tarjetas de visita, o de regalos institucionales, si tenemos que incluir banderas de diferentes delegaciones, o si tiene que haber de haber reuniones previas, o cómo colocamos las diferentes partes intervinientes.
Todos los elementos comunican y tenemos que saber utilizar aquellos que realmente nos interesan para conseguir el objetivo previamente fijado
En definitiva, la estética general del acto y el carácter que le queramos dar estarán marcados por la colocación de todos estos elementos de una forma determinada. Y no hay ninguna colocación que sea la más correcta, el protocolo no es una ciencia exacta y siempre se tienen que tener en cuenta muchos factores, pero lo que es indispensable tener muy definido es el objetivo del acto, qué queremos conseguir. Tener claro este factor es clave para construir todo el evento y nos facilitará las cosas a la hora de tomar decisiones sobre cómo ordenar los parlamentos, o sobre cómo montar una mesa presidencial, qué elementos gráficos y/o qué simbología tenemos que colocar y de qué manera. Al final, todos los elementos comunican y tenemos que saber utilizar aquellos que realmente nos interesan para conseguir el objetivo previamente fijado, prescindiendo de todo aquello que pueda despistar o difuminar la imagen final que queremos expresar.
