Tant l’agenda pública com la privada cada cop van més carregades d’una gran quantitat d’actes i esdeveniments de tot tipus que se celebren diàriament. Aquests actes, sovint organitzats per entitats de diferent naturalesa, sigui pública o privada, acostumen a tenir un comú denominador: el programa, on s’hauria d’especificar el títol de l’acte, una breu explicació sobre l’objectiu i un guió amb els diferents punts que es tractaran i les persones que els tractaran. I aquí és on comença un dels reptes dels organitzadors, els quals han de gestionar, de la millor manera possible, tot allò relacionat amb els ponents de l’acte, ja que és possible que aquests participants tinguin diferents càrrecs o rangs dins les organitzacions a les quals pertanyen. A més, és possible que els ponents, amb diferents càrrecs, pertanyin a diferents entitats que poden ser públiques o privades i que tinguin organigrames propis i força complicats. Si fins aquí ja resulta força complicat fer una distribució correcta de parlaments dins del programa de l’acte, encara queda un gran repte pendent de gestionar: la col·locació dels convidats de fila 0!

Com que no hi ha cap ordenació protocol·lària oficial que ordeni personalitats dins l’empresa, cada empresa o entitat és lliure de tenir el seu propi criteri d’ordre

Un cop tenim clar com distribuir el programa segons els ponents de l’acte en qüestió, hem de començar a pensar en el denominat seating, o com situar els convidats més importants a la fila 0. Com ens passava amb els ponents, aquí també és bastant fàcil que conflueixin personalitats de diferents àmbits i diferents rangs que hàgim de tenir en compte per a situar entre el públic i procurar que no se’ns enfadin per la decisió que prenem com a organització.

En protocol oficial tenim una gran eina per poder definir aquest ordre: el RD 2099/83, el reial decret que determina l’ordre de precedències de les autoritats a nivell públic. Però què passa quan conflueixen autoritats públiques amb personalitats del món empresarial o altres entitats? El cert és que hi ha diversos criteris però cap d’escrit; un d’ells és l’equiparació de càrrecs. Com que no hi ha cap ordenació protocol·lària oficial que ordeni personalitats dins l’empresa, cada empresa o entitat és lliure de tenir el seu propi criteri d’ordre, però ha de tenir en compte el RD quan convida autoritats de caràcter públic per evitar conflictes protocol·laris i, fins i tot, diplomàtics.

El que sí que és necessari és poder justificar en tot moment la decisió d’ordre que es prengui des de l’organització de l’esdeveniment i, que imperi el sentit comú. Com va assenyalar, ja fa un temps, una personalitat del món de la política catalana, “el protocol és la plàstica del poder”. I no anava gens desencaminada. Aquesta afirmació queda escenificada, entre altres coses, amb l’ordre en què situem els parlaments dels diferents ponents, i en l’ordre amb què col·loquem els nostres convidats, els quals sempre voldran estar molt ben situats i més d’una vegada ens demanaran explicacions de la seva posició. Perquè recordeu: a millor posició, més poder.