Tanto la agenda pública como la privada cada vez van más cargadas de una gran cantidad de actos y eventos de todo tipo que se celebran a diario. Estos actos, a menudo organizados por entidades de diferente naturaleza, ya sea pública o privada, acostumbran a tener un común denominador: el programa, donde se tendría que especificar el título del acto, una breve explicación sobre el objetivo del mismo y un guion con los diferentes puntos que se tratarán y las personas que los tratarán. Y aquí es donde empieza uno de los retos de los organizadores, los cuales deben gestionar, de la mejor manera posible, todo lo relacionado con los ponentes del acto, puesto que es posible que estos participantes tengan diferentes cargos o rangos dentro de las organizaciones a las que pertenecen. Además, es posible que los ponentes, con distintos cargos, pertenezcan a diferentes entidades que pueden ser públicas o privadas y que tengan organigramas propios y bastante complicados. Si hasta aquí ya resulta bastante complicado hacer una distribución correcta de parlamentos dentro del programa del acto, todavía queda un gran reto pendiente de gestionar: ¡la colocación de los invitados de fila 0!

Al no existir ninguna ordenación protocolaria oficial que ordene personalidades dentro de la empresa, cada empresa o entidad es libre de tener su propio criterio de orden

Una vez tenemos claro cómo distribuir el programa según los ponentes del acto en cuestión, hemos de empezar a pensar en el denominado seating, o cómo situar a los invitados más importantes en la fila 0. Al igual que con los ponentes, aquí también es bastante fácil que confluyan personalidades de diferentes ámbitos y rangos que hayamos de tener en cuenta para situar entre el público y procurar que no se nos enfaden por la decisión que tomemos como organización.

En protocolo oficial tenemos una gran herramienta para poder definir este orden: el RD 2099/83, el real decreto que determina la orden de precedencias de las autoridades a nivel público. Pero ¿qué pasa cuando confluyen autoridades con personalidades del mundo empresarial u otras entidades? Lo cierto es que existen varios criterios, pero ninguno de ellos escrito; uno de ellos es la equiparación de cargos. Al no existir ninguna ordenación protocolaria oficial que ordene personalidades dentro de la empresa, cada empresa o entidad es libre de tener su propio criterio de orden, pero debe tener en cuenta el RD cuando invita a autoridades de carácter público para evitar conflictos protocolarios o, incluso, diplomáticos.

Lo que sí es necesario es poder justificar en todo momento la decisión de orden que se tome desde la organización del evento, y que impere el sentido común. Como señaló, hace ya un tiempo, una personalidad del mundo de la política catalana, “el protocolo es la plástica del poder”. Y no iba nada desencaminada. Esta afirmación queda escenificada, entre otras cosas, con el orden en el que situamos los parlamentos de los diferentes ponentes y en el orden con el que colocamos a nuestros invitados, que siempre querrán estar muy bien situados y más de una vez nos pedirán explicaciones de su posición. Porque recordad: a mejor posición, más poder.