La formación es uno de los procesos más importantes que se llevan a cabo en una organización, consiguiendo una mejora en el rendimiento y en la motivación de los empleados, pero para que las acciones sean realmente eficientes debemos saber detectar las necesidades formativas en la empresa.

Estrategia integral o acciones puntuales

A grandes rasgos hay dos formas de hacerlo: antes de que sea totalmente necesaria y cuando ya es obligada. Es decir, podemos preocuparnos por planificar la formación como parte de una estrategia integral o bien hacerlo una vez se detecten problemas evidentes en el rendimiento. Siempre que sea posible hay que intentar actuar con tiempo, para que la formación pueda desarrollar en plazos razonables y el rendimiento de los empleados no experimente problemas que pueden afectar al cliente final o en los resultados económicos.

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Tener una plantilla motivada y calificada siempre es positivo para el negocio, pero algunas veces resulta difícil decidir los contenidos de la formación, a quien dirigirla o de qué manera hacerlo .

Como para realizar una buena detección de necesidades formativas en la empresa

  1. Investigamos y analizamos qué conocimientos o habilidades necesitan mejorar los empleados y estudiamos qué nivel es lo que tienen y lo que es necesario para cada puesto de trabajo. ¿Como lo podemos descubrir? Podemos hacerlo a partir de las siguientes herramientas:
  • Observación. Consiste en observar la conducta en el trabajo del empleado y compararla con el patrón esperado. Hay que contar con una persona cualificada y tener en cuenta que sólo se recogen los datos del puesto de trabajo.
  • Entrevistas individuales a diferentes niveles según la persona o lugar. Consiste en conseguir información a través de un diálogo entre el entrevistado y el empleado. Es común entrevistó también al jefe directo del empleado para preguntarle en que considera que deben formarse sus subordinados.
  • Cuestionarios . Se trata de una lista de preguntas específicas que pretenden reunir información sobre conocimientos, habilidades, opiniones sobre el trabajo que realiza una persona en la empresa.
  • Simulaciones que pongan a prueba las habilidades de los participantes para saber en que podrían formarse.
  • Descripción del puesto de trabajo , que consiste en analizar la descripción y perfil del puesto para conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer la persona que lo ocupa. De este modo, se compara lo que requiere el lugar con el que la persona hace.

  1. Una vez tengamos los resultados, podremos observar qué es lo que los trabajadores hacen incorrectamente y qué es lo que les impide hacerlo bien. Lo que sí debemos tener claro es que los trabajadores que no desarrollan alguna de sus tareas de forma correcta es normalmente por falta de conocimientos, habilidades o actitud.

  2. Es por este motivo por el que es importante establecer un orden de prioridad en relación a las necesidades de formación de cada departamento y cada trabajador. Siempre detectaremos espacios de mejora, pero los recursos limitados y la dedicación que requiere el desarrollo de la formación, hacen imprescindibles una correcta priorización que podemos establecer en diferentes niveles, tales como el impacto esperado, los niveles de motivación o las obligaciones legales y de actualización.

  3. Cuando por fin decidimos cuál es el orden de prioridades, deberemos elegir el tipo de formación más adecuada para actualizar los conocimientos: Duración, metodología, modalidad, … No Sin embargo, para elegir cualquier tipo de formación también tendremos que tener en cuenta el presupuesto que tiene la empresa destinado a formación, el número de personas que van a hacer el curso, la localización de tus empleados es decir si están a la misma oficina, y si la formación se realizará por formadores internos o externos a la empresa.