Desde el 2 de abril, fecha del pistoletazo de salida de la declaración de renta de 2018, la Agencia Tributaria permite a los empresarios una serie de desgravaciones en su declaración de la renta. Es importante poder justificar que las adquisiciones de los bienes y servicios son necesarias para el desarrollo de su actividad profesional o empresarial. Sin embargo, la dificultad estriba en saber en qué supuestos estos gastos pagados adquieren la característica de deducible.

Los requisitos y condiciones que, con carácter general, debe cumplir una compra o gasto soportado para tener la consideración fiscal de deducible son los siguientes:

  • Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada, que sean propios de la actividad y que sean necesarios para la obtención de los ingresos del autónomo.
  • Que sean convenientemente justificados mediante una factura debidamente desglosada.
  • Que estén registrados en el libro de gastos que con carácter obligatorio deben llevar los autónomos que desarrollen actividades económicas.

En cuanto a los gastos más frecuentes de los autónomos y su repercusión en su declaración de la renta, destacamos los siguientes:

Consumos de explotación: Este tipo de gasto será deducible si cumple los requisitos vistos anteriormente. Basta con decir a este respecto que cuando se compran materiales para el desarrollo de la actividad, el gasto que se soporta en la compra es plenamente deducible.

Sueldos y Seguridad Social: Este tipo de gasto es deducible del IRPF. En este sentido, es importante recordar que los recargos por sanciones girados por las administraciones por la presentación fuera de plazo de los correspondientes impuestos o de los seguros sociales no son gastos deducibles.

Arrendamientos y cánones: Es un tipo de gasto muy frecuente. Es gasto deducible. Recordemos que, si un autónomo está dado de alta de su actividad en su domicilio, y éste es de alquiler, podrá deducirse como gasto una parte de la base imponible del alquiler. Concretamente, podrá deducirse la parte proporcional al porcentaje del piso que registrase en la Agencia Tributaria como destinado a la actividad, como más adelante explicaremos.

Servicios de profesionales independientes: Este tipo de gasto casi siempre llevará su oportuna factura y será gasto deducible. Los ejemplos más típicos de estos servicios son los honorarios de economistas, abogados, auditores o notarios.

Otros servicios exteriores: Serán deducibles, en la medida en que lo sean los gastos. Entre los más habituales hay que destacar los suministros, la publicidad o el consumo de teléfono, gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía, y otros gastos de oficina no incluidos en los conceptos anteriores.

Tributos fiscalmente deducibles: El impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. El IVA soportado solo será deducible cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA, es decir, cuando el autónomo no presente declaraciones trimestrales de IVA y, por tanto, no tenga derecho a deducirse las cuotas soportadas.

Gastos financieros: también son deducibles los intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda. No se incluirán los que se deriven de la utilización de capital propio.
Bienes de inversión: todos los bienes que, por su naturaleza e importe, deben amortizarse, son deducibles en el IRPF, y las bases imponibles las tendremos que amortizar a lo largo de varios periodos en el impuesto, según las tablas de amortización de cada bien. Por lo tanto, su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades. En estimación directa simplificada, las amortizaciones se calcularán linealmente de acuerdo con la tabla de amortizaciones simplificada.

Reparaciones y conservación: gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.

Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras, así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.

Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación en estimación directa simplificada: se deducirá con carácter general un 5% del importe del rendimiento neto previo, con los topes que la ley determina.

Provisiones fiscalmente deducibles: solo los autónomos que tributen en estimación directa normal podrán desgravar las facturas no cobradas o los gastos asociados a las devoluciones de ventas.

Gastos deducibles “especiales”: local, vehículo, viajes, vestuario

Existe una serie de partidas de gasto muy habituales entre los autónomos que presentan algunas peculiaridades y siempre generan dudas, debido sobre todo al grado de “afectación a la actividad” comúnmente aceptado.

Vehículo particular y gastos asociados (mantenimiento, gasolina, seguro…): a efectos del IRPF solo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes. El resto de los autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y solo hasta un 50% en el caso del IVA.

Gastos de viajes y representación: se podrán desgravar tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y tren, pero también taxi) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas).

Gastos fiscalmente no deducibles: por último, las siguientes partidas de gasto no tendrán la consideración de gastos deducibles: multas, donativos, pérdidas en el juego, etc.