Para conseguir una buena organización de tus tareas es muy recomendable agendar en un calendario las reuniones, anotar las tareas pendientes y tener todo el material necesario a nuestro alcance para cuando llegue el momento de tener que utilizarlo.

Muchas personas usan calendarios y agendas, sean de papel o en formato online, como las herramientas que ofrece Google o Outlook. Anotar en un calendario o en una agenda las actividades que desarrollamos cada día en el trabajo es algo que nos permite tener un control absoluto de todas nuestras tareas y también nos ayuda a organizarnos mejor a la hora de hacer planificaciones. Las herramientas online de calendario ofrecen la programación de recordatorios y la posibilidad de compartir ficheros con los compañeros y las compañeras de trabajo, lo que favorece el traspaso de información y, además, mejora la coordinación entre trabajadores y trabajadoras y entre departamentos de una empresa.

Utilizar diferentes colores u otros elementos para diferenciar o destacar cada tarea también ayuda a hacer las agendas y los calendarios más visuales; esto agiliza mucho el trabajo y es muy útil en nuestro día a día. Organizarse bien no cuesta tanto y nos ayuda a coordinarnos y a organizarnos mucho mejor.

En relación con el material de oficina (papeles, carpetas, libretas, calculadoras, bolígrafos, etc.), es fundamental tenerlo bien ordenado y clasificado para poder utilizarlo en el momento preciso en el que lo necesitemos.

Muchas veces, con el paso del tiempo, acumulamos papeles con información importante y, después, cuando los necesitamos, no los encontramos con facilidad. Por eso, debemos ordenar a menudo nuestro escritorio físico y el del ordenador, clasificar los diferentes archivos y documentos en carpetas, guardar las copias con los usuarios y las contraseñas en algún lugar seguro y procurar tenerlo todo organizado por fechas o temáticas.

Ordenar y clasificar nuestro material, sea físico o virtual, nos permite ser más productivos y eficientes, nos ahorra tiempo y esfuerzos y también nos hace disfrutar de un espacio laboral ordenado.