¿Has tenido el sentimiento de no asistir a reuniones productivas? La mayoría de las empresas tienen tendencia a sufrir un exceso de reuniones, muchas de ellas poco productivas, demasiado largas y poco planificadas.
Para averiguar si en tu organización sabe organizar reuniones eficaces deberías hacerte algunas preguntas:
- ¿Tienes siempre claro el objetivo de las reuniones que haces?
- ¿Empiezan y finalizan a la hora planeada?
- ¿Existe un orden del día o se va saltando de un tema a otro sin orden?
- ¿Defina las conclusiones de cada reunión y planifique las actuaciones?
Si no puedes contestar positivamente a estas preguntas es que no sois eficientes a sus reuniones y, por tanto, habría que implementar un proceso para mejorar este problema.
Primero, y antes de convocar cualquier reunión, debes hacerte una pregunta fundamental: «Es imprescindible organizar esta reunión?” Plantéate si hay otra manera más eficaz de solucionar el tema a tratar como el correo electrónico o la videoconferencia entre los asistentes. De esta manera, podrás evitar desplazamientos y ahorrar gastos. En su defecto, entonces hazla, pero sigue un proceso que te ayude a sacar el máximo provecho.
Existen muchas herramientas gratuitas en el mercado para poder realizar reuniones en línea
Las principales acciones que deberías hacer para organizar una reunión eficaz son:
- Definir el objetivo de la reunión y los temas a tratar.
- Convocar sólo a las personas directamente involucradas en los temas a tratar. Además participantes, menos intervenciones y menos participativa es la reunión, lo que muchas veces las convierte en monólogos improductivos.
- Calcular la duración de la reunión . Para que una reunión sea eficaz, no debería exceder de una hora y media. Más allá de este tiempo, la atención y participación de los asistentes irá decreciendo.
- Reserve tiempo para tratar temas sobrevenidos al final, a fin de hacerla más participativa .
- Adjunta la documentación necesaria a la convocatoria. La información previa es muy importante para ser más productivos al mismo tiempo de la reunión.
- Enviar convocatoria con suficiente antelación y busca el día y la hora más adecuada para garantizar la asistencia.
- Prepara el espacio adecuado que disponga de todo el material necesario (cañón, wifi etc.) para que los asistentes puedan llevar a cabo su intervención.
- Para el desarrollo de la reunión, es fundamental que haya un moderador que vele por su buen desarrollo. Se debe empezar por leer el orden del día y asegurarse de que durante la reunión se siga y se respete el tiempo asignado a cada intervención, así como la duración acordada.
- Para el cierre, que es la fase más importante, hay que sacar conclusiones, definir acciones , sus responsables y los plazos de ejecución .
- Finalmente, hay que designar a alguien para realizar el acta de la reunión , donde hay que detallar de forma clara y concisa los temas tratados, las intervenciones y las conclusiones. Esta acta debe ser validada por todos los asistentes para dar conformidad al temas tratados.
Son unos pasos sencillos pero que muchas veces no hacemos y realizaremos las reuniones sin una correcta planificación.
Invertir tiempo de forma previa hará que seamos mucho más productivos
