Has tingut el sentiment de no assistir a reunions productives? La majoria de les empreses tenen tendència a patir un excés de reunions, moltes d’elles poc productives, massa llargues i poc planificades.
Per esbrinar si en la teva organització sabeu organitzar reunions eficaces hauries de fer-te algunes preguntes:
- Tens sempre clar l’objectiu de les reunions que fas?
- Comencen i finalitzen a l’hora planejada?
- Existeix un ordre del dia o es va saltant d’un tema a un altre sense ordre?
- Definiu les conclusions de cada reunió i planifiqueu les actuacions?
Si no pots contestar positivament a aquestes preguntes és que no sou eficients a les vostres reunions i, per tant, caldria implementar un procés per millorar aquest problema.
Primer, i abans de convocar qualsevol reunió, has de fer-te una pregunta fonamental: «És imprescindible organitzar aquesta reunió?» Planteja’t si no hi ha una altra manera més eficaç de solucionar el tema a tractar com el correu electrònic o la videoconferència entre els assistents. D’aquesta manera, podràs evitar desplaçaments i estalviar despeses. Si no n’hi ha, aleshores fes-la, però segueix un procés que t’ajudi a treure el màxim profit.
Existeixen moltes eines gratuïtes al mercat per poder realitzar reunions en línia
Les principals accions que hauries de fer per organitzar una reunió eficaç són:
- Definir l’objectiu de la reunió i els temes a tractar.
- Convocar només a les persones directament involucrades en els temes a tractar. A més participants, menys intervencions i menys participativa és la reunió, el que moltes vegades les converteix en monòlegs improductius.
- Calcular la durada de la reunió. Perquè una reunió sigui eficaç, no hauria d’excedir d’una hora i mitja. Més enllà d’aquest temps, l’atenció i participació dels assistents anirà decreixent.
- Reservar temps per tractar temes sobrevinguts al final, per tal de fer-la més participativa.
- Adjunta la documentació necessària a la convocatòria. La informació prèvia és molt important per tal de ser més productius alhora de la reunió.
- Envia la convocatòria amb suficient antelació i busca el dia i l’hora més adient per garantir l’assistència.
- Prepara l’espai adequat que disposi de tot el material necessari (canó, wifi etc.) perquè els assistents puguin dur a terme la seva intervenció.
- Pel desenvolupament de la reunió, és fonamental que hi hagi un moderador que vetlli pel seu bon desenvolupament. S’ha de començar per llegir l’ordre del dia i assegurar-se que durant la reunió es segueixi i es respecti el temps assignat a cada intervenció, així com la durada acordada.
- Pel tancament, que és la fase més important, cal treure conclusions, definir accions, els seus responsables i els terminis d’execució.
- Finalment, cal designar algú per realitzar l’acta de la reunió, on cal detallar-hi de forma clara i concisa els temes tractats, les intervencions i les conclusions. Aquesta acta ha de ser validada per tots els assistents per donar conformitat al temes tractats.
Són unes passes senzilles però que moltes vegades no fem i realitzarem les reunions sense una correcte planificació.
Invertir temps de forma prèvia farà que siguem molt més productius
