La meva experiència com a periodista i directora de comunicació m’ha fet plantejar la visió respecte a les meves activitats des d’un punt de vista positiu, és a dir, no tant “per què no has de fer ús d’un departament de comunicació”, comentari que mai he fet, sinó que més aviat m’he volgut centrar en “què pot fer un departament de comunicació per tu?”.

Estic convençuda que, tant si és extern com intern, pot aportar molt valor a la teva companyia; és més, pot ser decisiu ja que la comunicació és estratègia, sempre que tingui la visió adequada i dugui a terme un conjunt de tasques.

Un departament de comunicació per tu pot aportar molt valor a la teva companyia

Les activitats de comunicació han de centrar-se en les persones, han d’estabilitzar i potenciar-les i han d’adequar-se als formats i tendències que la comunicació viu en aquest segle XXI. Com a usuari que ha de comunicar, tu i la teva empresa heu de tenir en compte que en un món ple de missatges i impactes comunicatius no podem dedicar-nos a enviar tradicionals mail-merges i notes dirigides a bases de dades massives.

L’audiència receptora de la comunicació espera que la coneguem, l’escoltem i l’entenguem com a persones, i per aquest motiu hem d’amollar els nostres missatges i personalitzar-los per maximitzar la proximitat entre l’empresa i el potencial client.

comunicació 2

Què pot fer un departament de comunicació per la teva empresa?

POT DESENVOLUPAR LA TEVA PRESÈNCIA

Un departament de comunicació t’aconsellarà sobre la informació que es pot trobar a les xarxes socials sobre la teva companyia, prendrà com a seu l’ego-search corporatiu i t’ajudarà a desenvolupar la presència de la teva empresa en tots els sentits.

  • Com pots saber si la pàgina de la teva empresa ha de tenir determinades seccions?
  • Per què no pots deixar de tenir un blog?
  • Per què la teva pàgina ha de tenir un nivell d’actualització elevat?

Aquestes qüestions te les resoldrà un departament de comunicació que, fins i tot, pot ajudar-te en el desenvolupament de continguts de la teva web. A més, també t’assistirà perquè defineixis la teva estratègia de difusió en la web social, evitant maximalismes sense sentit com allò que “com a més gent arribi, millor” o “tot a tot arreu”. Aquestes premisses són falses, ja que l’important és a qui arribes i no fer-te pesat o esgotador, és a dir, la rellevància rau en la qualitat i no en la quantitat.


ET POT DIR QUI DIU QUÈ

El departament de comunicació t’avisa cada cop que algú et menciona i hauries de saber-ho de manera immediata. Però el servei va molt més enllà del pressclipping o servei de seguiment de notícies; també serà un trampolí per detectar possibles oportunitats de negoci, per exemple identificant qui no t’ha mencionat i ho hauria pogut fer i hagués pogut fer difusió de la teva companyia.

Has de tenir en compte que, quan una pàgina, influenciador/líder d’opinió o mitjà escriu o parla sobre el teu àmbit empresarial, això et pot donar peu a posar-t’hi en contacte per desenvolupar una oportunitat comunicativa a mitjà termini. Aquest departament no ha de dedicar-se únicament a buscar el teu nom, el de la teva empresa i el dels teus productes i/o serveis, sinó que ha de pensar com tu i ha de generar oportunitats de manera proactiva.


T’IDENTIFICARÀ QUI ÉS QUI

Si tens un departament de comunicació a la teva disposició, aquest tindrà clar qui és qui segons la teva jerarquia de rellevància, una llista que anirà més enllà dels mitjans de comunicació. El departament inclourà tot individu o entitat que pot esdevenir una oportunitat comunicativa, tot individu o entitat que has de conèixer i que és bo que sàpiga a què et dediques i quins productes o serveis ofereixes.

No estaria complint correctament la seva tasca si el departament et digués que has de sortir en aquest mitjà; la comunicació va més enllà d’això i el que seria convenient és que et digués qui d’aquell mitjà acostuma a escriure sobre temes relacionats amb la teva empresa, quan i què ha escrit i com podries arribar fins a aquesta persona. Però no només l’has de conèixer, sinó que és recomanable que tinguis una bona relació amb ells i que, d’aquesta manera, t’obrin portes i t’integrin a la seva xarxa de contactes.


ET DIRÀ COM ARRIBAR ON

També ha d’entendre l’agenda pròpia i de cadascuna d’aquelles persones, publicacions o recomanacions on és recomanable fer publicitat. El departament de comunicació ha de mantenir una estreta coordinació de tota l’activitat publicitària de la teva companyia i influir sobre aquesta, si cal.


T’AJUDARÀ A CONÈIXER EL TEU NEGOCI

Cal conèixer molt bé i amb fluïdesa la comunicació per treballar-hi. Amb un departament de comunicació no hauràs d’explicar-ho tot ja que aquest entendrà el negoci com l’entens tu i et podrà aportar una nova perspectiva, fent que coneguis millor la teva empresa.


T’APORTARÀ HABILITATS COMUNICATIVES

El departament de comunicació ha de funcionar pràcticament com un coach d’habilitats comunicatives, és a dir, ha de col·laborar perquè puguis desenvolupar-les, aconseguint que et trobis més còmode i aprenguis a explotar les teves fortaleses i a superar les teves debilitats. A sota podeu observar una taula com la que et podria fer el departament, una anàlisi DAFO o taula per identificar les debilitats, les amenaces, les fortaleses i les oportunitats de la teva empresa i de les persones que la representaran.

A més, el departament serà proactiu a l’hora d’entendre com els aspectes relacionats amb tu o amb altres persones de la teva empresa poden ser útils per aprofitar oportunitats de comunicació i, així, fer bons pitches del teu possible paper com a expert o persona rellevant als mitjans de comunicació, evitant que es vegi forçat.Comunicar o peanuts. Dafo


POTENCIARÀ LES PERSONES I L’ORGANITZACIÓ

L’important és que gràcies a un departament de comunicació et sentis com un “tu amb esteroides” a l’hora de comunicar. Tot i així, no t’ha de restringir com a fundador o com a CEO. El millor és que el departament conegui bé els recursos corporatius, per exemple aprofitant que el programador és un crack per cristal·litzar una oportunitat comunicativa i, si encaixa bé en un tema, pugui obrir la porta en el moment precís.


ET PERMETRÀ TENIR UNA VISIÓ A MITJÀ I LLARG TERMINI

Un departament de comunicació no té una visió “curt-terminista” centrada en “l’impacte per l’impacte”, més aviat té una visió a mitjà i llarg termini per desenvolupar, així, una estratègia comunicativa més eficaç. El departament voldrà que estiguis en la ment de tots aquells que parlin de temes relacionats amb la teva companyia, és a dir, que, per exemple, quan parlis d’un producte, immediatament i de manera subconscient la gent pensi en el teu producte.


ENTENDRE EL CONCEPTE DE L’AGENT

El seu paper serà sofisticar la teva comunicació i aportarà cada cop més valor afegit, sense limitar-se a desenvolupar i convertir en rutinàries tasques que estaran més ben ateses sota la teva responsabilitat directa.


ORGANITZARÀ ESDEVENIMENTS

Has de pensar que moltes oportunitats de comunicació emergeixen d’esdeveniments. El departament tindrà perfectament situat el calendari d’esdeveniments i activitats rellevants per al teu negoci, havent-los planificat prèviament amb tu i calculant els recursos que cal destinar-hi. D’aquesta manera podràs parlar amb la persona indicada i rellevant, obrir-te portes, fer contactes i sentir-te acompanyat (no hi ha sensació més desagradable que la d’“estar sol” en un esdeveniment, oi?).


ET PROPORCIONARÀ UNA PERSPECTIVA MODERNA DE LA COMUNICACIÓ

Un departament de comunicació coneix perfectament els paràmetres de la comunicació actual, i això inclou: aprofundir en les metodologies fortament personalitzades, tenir contactes amb un alt valor afegit, evitar abusar de les notes de premsa… Has de tenir en compte que la nota de premsa només és útil en ocasions concretes com quan, per la raó que sigui, resulta impossible gestionar la comunicació de manera especialitzada, generalment per una forta situació d’asimetria comunicativa.

El departament no ha d’enviar en nom teu documents encapçalats per “Benvolgut/uda”, “Benvolgut/uda bloguer” o “Benvolgut/uda periodista”, perquè si tens la mínima sensació que estàs fent spam, és que estàs fent spam.


comunicació 1
Existeixen infinites raons perquè tu i la teva empresa gaudiu del suport d’un bon departament de comunicació per poder comunicar correctament

Segurament hi ha més qüestions i, sens dubte, existeixen infinites més raons perquè tu i la teva empresa gaudiu del suport d’un bon departament de comunicació. La meva intenció no era semblar massa exhaustiva en absolut, simplement volia posar de manifest perquè crec que tota empresa necessita un departament de comunicació per comunicar correctament.

La comunicació i el llenguatge (escrit, visual, gesticular…) són bàsics des dels inicis de la història i com a éssers socials en fem un ús constant. I, per descomptat, no has d’oblidar que tot això, lògicament, exigeix valors de treball per part de l’expert en comunicació i que tu ho paguis adequadament. Recorda que en tots els negocis…. ifyoupaypeanuts, youhiremonkeys!