Una feria internacional es una muy buena herramienta para ganar visibilidad de marca , < strong> presencia de producto en el mercado y para conseguir distribuidores, representantes o nuevos clientes .
¿A qué feria vamos?
Lo primero que hay que hacer es elegir a cuál o cuáles ferias queremos asistir. Para hacerlo, es importante tener claros los objetivos que nos hemos fijado como empresa en nuestra expansión internacional y los plazos que se han establecido para alcanzarlos . Así, tenemos que tener claro si la feria en la que queremos participar asiste nuestro cliente potencial, si nuestro producto está adaptado a este mercado o si tenemos la capacidad suficiente para abastecer las posibles pedidos.
Para orientarnos, puede ser útil analizar en qué ferias va nuestra competencia y buscar información sobre la feria ya sea por opiniones de primera mano que podamos conocer o buscando información en revistas y páginas especializadas del sector. Es recomendable, antes de plantearnos nuestra presencia como expositores, asistir primero como visitante .
Además, hay que valorar los costes nos puede implicar asistir a la feria a nivel de alquiler de m2 para el stand, del precio de la inscripción o del viaje en sí.
Debemos estudiar las facilidades que ofrece la misma feria en publicidad, networking, información de los asistentes o la organización de actividades de promoción
Objetivos para la feria
Los principales objetivos que nos hemos de marcar a la hora de participar en una feria internacional son:
- Presentar nuestro producto en el mercado objetivo
- Encontrar nuevos clientes
- Contactar con posibles distribuidores
- Ampliar la red de representantes
- Investigar las tendencias del mercado y la competencia (precios, imagen, etc)
- Aumentar al máximo nuestra red de contactos
La preparación de la feria
Debemos ser conscientes de que para una planificación adecuada necesitaremos empezar a preparar nuestra participación en una feria unos nueve meses antes que esta se celebre.
realización de una hoja de ruta
En primer lugar, hay que realizar el estudio y la estrategia previa para tener una buena hoja de ruta a seguir. Así definiremos correctamente los objetivos que nos fijamos para la feria, prepararemos un estudio de mercado para definir nuestro cliente potencial y el canal de entrada al país y marcaremos la política comercial que seguiremos (política de precios, posibles acuerdos comerciales con clientes o partners).
El contacto, seguimiento y gestión de los clientes potenciales previo a la feria es clave a la hora de poder mantener una reunión de seguimiento en la misma feria, previo contacto y conocimiento de nuestros productos / servicios por parte de los clientes.
Para poder hacer un buen seguimiento después de la feria, es conveniente preparar unos formularios para anotar la información de los contactos que podamos hacer. Hay anotaremos los datos de la empresa y la persona de contacto, cuál ha sido el motivo de la conversación a la feria, si han mostrado interés en algún producto o servicio concreto y qué acciones consideramos que habrá que realizar una vez haya finalizado la feria. Así al iniciar el seguimiento posterior una vez finalizada la feria, podremos estructurar el trabajo y priorizar las acciones.
El plan de comunicación
En segundo lugar, elaborar un plan de comunicación nos puede ayudar a sacar el máximo provecho a la feria. En este sentido, necesitaremos explotar las diversas herramientas de comunicación de la empresa (web, mailing, redes sociales), alineando la comunicación corporativa hacia el evento y, al mismo tiempo, establecer un contacto previo con los clientes, partners y proveedores objetivo de la feria. Además, aprovechar al máximo las posibilidades de comunicación que nos pueda ofrecer la feria.
El presupuesto
En tercer lugar, es esencial elaborar un presupuesto y valorar las opciones logísticas para asistir a la feria. En cuanto al presupuesto, hay que incorporar tanto aspectos puramente relacionados con la feria como el alquiler del espacio, el diseño y montaje del stand, los posibles envíos y almacenamiento del producto o los servicios a feria como gastos derivados del personal ( viaje, hotel, dietas), elementos de comunicación (publicidad, mershandising) o de atención al cliente en la feria (cafés, agua, bebidas).
En caso de que participamos como expositores, el stand será nuestra carta de presentación en la feria y, de una manera u otra, nos deberá ayudar a captar la atención de los clientes potenciales y servir a los objetivos que nos hemos planteado para la feria. Así pues, debemos ser imaginativos y hacer el máximo posible dentro del presupuesto planteado. La ubicación del mismo en el recinto ferial es también muy importante.
La gestión del personal
Por último, la gestión del personal de la empresa en la feria puede ser capital para nuestro éxito a la misma. No sólo tenemos que decidir quién asistirá sino que también hay que definir los roles que jugarán los diferentes miembros del equipo. Así, podemos distinguir un coordinador, perfiles más comerciales, técnicos de producto, etc. Es valorable la realización de una formación pre-feria tanto para profundizar en nuestro producto o servicio y estrategia a la feria, como para mejorar nuestras capacidades comerciales y de identificación de oportunidades en el contexto feria. Necesitaremos un equipo con una buena habilidad de trato con las personas, profesional, con idiomas y buena expresión oral .
La gestión del post-feria
Es importante no cometer errores a la hora de gestionar la información y el seguimiento de lo que hemos obtenido en la feria. Hay una muy buena comunicación entre el equipo que ha asistido a la feria para poder distribuir las tareas de seguimiento, priorizarlas y no dejar de lado ningún contacto.
Por lo tanto, es esencial estudiar y clasificar los asistentes que hayamos conocido en la feria según el potencial que hemos detectado, y preparar una comunicación adaptada para cada caso. Podemos realizar una base de datos para que no se pierda ninguno de los contactos obtenidos. A nivel de comunicación, es bueno hacer una comunicación corporativa a todas las empresas que hayamos contactado a la previa de la feria, nos hayan visitado o no. Aparte, hay que enviar una de más personalizada a los visitantes que hayamos contactado durante la feria. Es necesario que seamos dinámicos, ágiles y comprometidos con los nuevos contactos resultantes de la feria .
Algunos consejos prácticos
Por último, algunos consejos sencillos que pueden aportar su grano de arena para que la feria sea un éxito: hay que encarar la feria con entusiasmo, cuidar nuestro aspecto, movernos constantemente, ser puntuales, estar preparados para cualquier eventualidad y tener una persona del equipo en nuestro stand en todo momento. Por otra parte, debemos evitar juzgar las apariencias, no tenemos que hacer grupitos ni hablar con las personas de los stands de al lado, no debemos ser el teléfono constantemente ni debemos estrenar zapatos en la feria.
En resumen, preparar la feria a conciencia durante los meses previos, ser proactivo y entusiasta durante la misma y planificar con el equipo el seguimiento del post-feria nos situarán en una muy buena posición para obtener unos grandes resultados de nuestra asistencia en una feria internacional.
