Una fira internacional és una molt bona eina per a guanyar visibilitat de marcapresència de producte al mercat i per a aconseguir distribuïdors, representants o nous clients.

A quina fira anem?

El primer que cal fer és escollir a quina o quines fires volem assistir. Per a fer-ho, és important tenir clars els objectius que ens hem fixat com a empresa en la nostra expansió internacional i els terminis que s’han establert per a assolir-los. Així, hem de tenir clar si la fira en la que volem participar hi assisteix el nostre client potencial, si el nostre producte està adaptat a aquest mercat o si tenim la capacitat suficient per tal d’abastir les possibles comandes.

Per a orientar-nos, pot ser útil analitzar a quines fires va la nostra competència i buscar informació sobre la fira ja sigui per opinions de primera mà que puguem conèixer o buscant informació a revistes i pàgines especialitzades del sector. És recomanable, abans de plantejar-nos la nostra presència com a expositors, assistir-hi primer com a visitant.

A més, cal valorar els costos ens pot implicar assistir a la fira a nivell de lloguer de m2 per a l’estand, del preu de la inscripció o del viatge en sí.

Hem d’estudiar les facilitats que ofereix la mateixa fira en publicitat, networking, informació dels assistents o l’organització d’activitats de promoció

Objectius per a la fira

Els principals objectius que ens hem de marcar a l’hora de participar en una fira internacional són:

  • Presentar el nostre producte al mercat objectiu
  • Trobar nous clients
  • Contactar amb possibles distribuïdors
  • Ampliar la xarxa de representants
  • Investigar les tendències del mercat i la competència (preus, imatge, etc)
  • Augmentar al màxim la nostra xarxa de contactes

La preparació de la fira

Hem de ser conscients que per a una planificació adequada necessitarem començar a preparar la nostra participació a una fira uns nou mesos abans que aquesta se celebri.

realització d’un full de ruta
Cal realitzar l’estudi i l’estratègia prèvia per a tenir un bon full de ruta a seguir

En primer lloc, cal realitzar l’estudi i l’estratègia prèvia per a tenir un bon full de ruta a seguir. Així definirem correctament els objectius que ens fixem per a la fira, prepararem un estudi de mercat  per tal de definir el nostre client potencial i el canal d’entrada al país i marcarem la política comercial que seguirem (política de preus, possibles acords comercials amb clients o partners).

El contacte, seguiment i gestió dels clients potencials previ a la fira és clau alhora de poder mantenir una reunió de seguiment a la mateixa fira, previ contacte i coneixement dels nostres productes/serveis per part dels clients.

És convenient preparar uns formularis per a anotar la informació dels contactes que puguem fer

Per a poder fer un bon seguiment després de la fira, és convenient preparar uns formularis per a anotar la informació dels contactes que puguem fer. Hi anotarem les dades de l’empresa i la persona de contacte, quin ha estat el motiu de la conversa a la fira, si han mostrat interès en algun producte o servei concret i quines accions considerem que caldrà realitzar un cop hagi finalitzat la fira. Així a l’iniciar el seguiment posterior una vegada finalitzada la fira, podrem estructurar la feina i prioritzar les accions.

El pla de comunicació

En segon lloc, elaborar un pla de comunicació ens pot ajudar a treure el màxim profit a la fira. En aquest sentit, necessitarem explotar les diverses eines de comunicació de l’empresa (web, mailing, xarxes socials), alineant la comunicació corporativa cap a l’esdeveniment i, alhora, establir un contacte previ amb els clients, partners i proveïdors objectiu de la fira. A més, aprofitar al màxim les possibilitats de comunicació que ens pugui oferir la fira.

El pressupost

En tercer lloc, és essencial elaborar un pressupost i valorar les opcions logístiques per a assistir a la fira. Pel que fa al pressupost, cal incorporar tant aspectes purament relacionats amb la fira com el lloguer de l’espai, el disseny i muntatge de l’estand, els possibles enviaments i emmagatzematge del producte o els serveis a fira com despeses derivades del personal (viatge, hotel, dietes), elements de comunicació (publicitat, mershandising) o d’atenció al client a la fira (cafès, aigua, snacks).

En cas que hi participem com a expositors, l’estand serà la nostra carta de presentació a la fira i, d’una manera o altra, ens haurà d’ajudar a captar l’atenció dels clients potencials i servir als objectius que ens hem plantejat per a la fira. Així doncs, hem de ser imaginatius i fer el màxim possible dins del pressupost plantejat. La ubicació del mateix al recinte firal és també molt important.

La gestió del personal

Per últim, la gestió del personal de l’empresa a la fira pot ser capital per al nostre èxit a la mateixa. No només hem de decidir qui hi assistirà sinó que també cal definir els rols que jugaran els diferents membres de l’equip. Així, podem distingir un coordinador, perfils més comercials, tècnics de producte, etc. És valorable la realització d’una formació pre-fira tant per aprofundir en el nostre producte o servei i estratègia a la fira, com per a millorar les nostres capacitats comercials i d’identificació d’oportunitats en el context fira. Necessitarem un equip amb una bona habilitat de tracte amb les persones, professional, amb idiomes i bona expressió oral.

La gestió del post-fira

És important no cometre errors a l’hora de gestionar la informació i el seguiment del que hem obtingut a la fira. Cal una molt bona comunicació entre l’equip que ha assistit a la fira per tal de poder distribuir les tasques de seguiment, prioritzar-les i no deixar de banda cap contacte.

Per tant, és essencial estudiar i classificar els assistents que haguem conegut a la fira segons el potencial que hem detectat, i preparar-ne una comunicació adaptada per a cada cas. Podem realitzar una base de dades perquè no es perdi cap dels contactes obtinguts. A nivell de comunicació, és bo fer una comunicació corporativa a totes les empreses que haguem contactat a la prèvia de la fira, ens hagin visitat o no. A banda, cal enviar-ne una de més personalitzada als visitants que haguem contactat durant la fira. Cal que siguem dinàmics, àgils i compromesos amb els nous contactes resultants de la fira.

Alguns consells pràctics

Per acabar, alguns consells senzills que ens poden aportar el seu gra de sorra per tal que la fira sigui un èxit: cal encarar la fira amb entusiasme, cuidar el nostre aspecte, moure’ns constantment, ser puntuals, estar preparats per a qualsevol eventualitat i tenir una persona de l’equip  al nostre estand en tot moment. Per altra banda, hem d’evitar jutjar les aparences, no hem de fer grupets ni parlar amb les persones dels estands del costat, no hem de ser al telèfon constantment ni hem d’estrenar sabates a la fira.

En resum, preparar la fira a consciència durant els mesos previs, ser proactiu i entusiasta durant la mateixa i planificar amb l’equip el seguiment del post-fira ens situaran en una molt bona posició per a obtenir uns grans resultats de la nostra assistència en una fira internacional.